Planejamento Estratégico - Base de Dados e Roteiro de Apresentação do Geplanes #1

Há algum tempo publiquei um artigo onde apresentei o Geplanes, software livre para o acompanhamento do processo de planejamento estratégico com o uso da metodologia Balanced Scorecard (BSC) desenvolvido pela empresa mineira Linkcom. No artigo forneci o link para uma imagem de máquina virtual com o Geplanes já instalado. Quem já conhece a metodologia BSC não deve ter muita dificuldade para explorar o software e começar a popular a sua base de dados, mas o Geplanes pode servir também como ferramenta didática para aqueles que dedicam-se a ensinar, implantar e prestar consultoria para empresas e instituições que começam a utilizá-la.

Esse artigo não tem a pretensão de ser um curso sobre o Balanced Scorecard ou sobre o Geplanes, mas você encontrará, nele, links para aprofundar-se mais no assunto, caso deseje. A ideia é que ele sirva como a base de um roteiro para a apresentação do Geplanes como ferramenta usada no apoio à implantação da metodologia, fornecendo algumas dicas para o bom uso do software. Ele assume que você já tem o Geplanes instalado com a base de dados exemplo e que, no mínimo, você tenha a seu alcance o Manual de Utilização do Geplanes que pode ser obtido na área de downloads da comunidade Geplanes no Portal do Software Público Brasileiro (PSPB). Aliás, caso você não tenha feito isto ainda, crie uma conta no PSPB e participe dos fóruns da comunidade. Neles você poderá tirar suas dúvidas e aprender colaborativamente sobre o projeto.

Instalando a base de dados exemplo

Estas instruções assumem que você já tem uma máquina virtual com o Geplanes em execução, conforme as instruções do artigo já mencionado acima. Antes de iniciar o Geplanes, na linha de comando de sua máquina virtual, faça o seguinte:

1. Elimine a base existente:

  sudo dropdb -U postgres geplanes_bsc

Você perderá todos os dados com os quais já tenha, eventualmente, populado a sua base. Caso você precise mantê-los, comece com uma nova máquina virtual ou faça um backup.2. Crie uma base de dados vazia:

  sudo createdb -U postgres geplanes_bsc

3. Popule a base recém-criada com a que você baixou deste link:

  sudo psql -U postgres -f geplanes-exemplo.sql -d geplanes_bsc

4. Inicie o Geplanes:

  sudo /home/geplanes/jboss/jboss.geplanes/bin/run.sh

Balanced Score Card

Criado por Robert S. Kaplan e David P. Norton, o BSC é um framework que auxilia organizações a transformarem suas estratégias em objetivos operacionais que, por sua vez constituirão um roteiro para a obtenção de resultados nos negócios, permitindo atingir o desempenho desejado.

O BSC possui cinco macro desafios:

1. traduzir a estratégia em termos operacionais;
2. alinhar a organização à estratégia;
3. transformar a estratégia em tarefa de toda a organização;
4. converter a estratégia em processo contínuo;
5. mobilizar a mudança por meio da Liderança Executiva.

Com base na estratégia global da empresa, o BSC compreende um conjunto diversificado de 16 a 28 indicadores organizados em quatro categorias:

1. desempenho financeiro;
2. relacionamento com clientes;
3. processos internos e aprendizado da organização;
4. aprendizado e crescimento

De acordo com os criadores da metodologia, o BSC permite que a estratégia organizacional seja uma resposta e não apenas uma abstração; uma razão de ser com visão de futuro compartilhada eparticipativa, além de ser um jogo dinâmico, executável e factível.

Os parágrafos acima foram extraídos quase integralmente do livro Ferramentas Visuais para Estrategistas, uma cocriação de 17 autores organizada por Marcelo Severo Pimenta, que pode ser baixado gratuitamente do endereço www.bmgenbrasil.com/estrategistavisual. Este livro é leitura obrigatória para todos os que estão começando a aprender sobre planejamento estratégico. Conheça também a página do livro no Facebook.

Apresentando o Geplanes

O Geplanes possui uma série de diferenciais que podem ser usados como "argumentos de venda" do sistema. Como qualquer software livre, todo o seu código e sua base de dados são abertos. Qualquer desenvolvedor (ou empresa prestadora de serviços) com um bom conhecimento da linguagem Java, do servidor de aplicações JBoss e do gerenciador de banco de dados PostgreSQL pode estudar o sistema e contribuir para o seu aprimoramento. Para as empresas que quiserem adotar o Geplanes é bom saber que não será necessário pagar nenhuma licença relativa ao software e seus prerrequisitos, que ele pode ser acessado por quantos colaboradores forem necessários sem qualquer impedimento e que o acesso ao sistema pode ser feito por qualquer tipo de máquina que possua um navegador web.

Claro que, como é o caso de qualquer sistema importante para uma empresa, é possível - e recomendável - a contratação de serviços profissionais para a implantação e manutenção do mesmo, tendo sempre alguém que possa ser contatado em caso de dúvidas, sugestões ou solicitação de novas funcionalidades. A Linkcom , empresa que disponibiliza o Geplanes como software livre, oferece também o suporte comercial ao mesmo.

Neste ponto você já deve ter o Geplanes instalado e rodando em sua máquina e já entrou no sistema com o usuário "admin", senha "admin". Daqui em diante assumo que você está lendo este texto em uma aba de seu navegador Firefox, com o Geplanes aberto em outra.

Repare que o menu superior do Geplanes está organizado de acordo com o ciclo PDCA, que vem das palavras inglesas Plan, Do, Check, Act ou, em português, Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Esta também é, basicamente, a ordem em que as informações serão colocadas e verificadas no sistema, mas é bom, antes de tudo, verificar o menu Sistema, logo à direita destes outros, pois é nele que são feitos alguns cadastros básicos que depois serão usados no acréscimo das informações. Imagine, por exemplo, que alguns indicadores que você estará controlando têm a ver com a fabricação, embalagem e despacho de litros de refrigerante, sacos de farinha, quilogramas de ferro. Neste caso, as unidades de medida litros, sacos e quilogramas devem estar previamente cadastrados. Veja quais são os subitens de cada um dos menus e familiarize-se com a interface.

A base de dados exemplo

Boa parte dos exemplos aqui utilizados foram extraídos ou adaptados de informações livremente disponíveis na Internet e também da minha experiência na participação em processos de planejamento estratégico. Como ponto de partida para montar estes exemplos usei os que estão disponíveis no portal balancedscorecard.org, traduzindo-os e adaptando-os livremente.

Planejar

O menu Planejar é o ponto de partida para o planejamento estratégico e é um bom momento para aprofundar o conhecimento da empresa. Quando trabalhamos com uma base de dados vazia já vamos notar aqui que algumas informações já deveriam ter sido cadastradas no menu Sistema. Por exemplo, no submenu Definição do Negócio temos que escolher o Ano de Gestão e a Unidade Gerencial. Esta dica vale no preenchimento de várias informações no Geplanes: se faltou algo, verifique se há um cadastro específico no menu Sistema. Sempre que necessário, independente do menu ou submenu com o que se estiver trabalhando, voltarei ao menu Sistema para comentar a forma como os cadastros são feitos. Alguns itens, ou por tornarem-se óbvios durante a navegação do sistema, ou por serem muito específicos, não serão cobertos neste texto.

Ano da Gestão

O ano de gestão deve ser cadastrado no menu Sistema, submenu Ano da Gestão. Primeiro cadastra-se o ano de exercício e um "tema" para o mesmo. Gosto de trabalhar, pessoalmente, em um tema para o ano, algo que seja motivador e que já comece a puxar, por aí, a participação de todos os colaboradores da empresa. Uma vez definido e criado o ano da gestão, o menu seguinte apresentará um formulário onde podemos expandir as informações e colocar prazos para a criação dos vários artefatos do planejamento de acordo com a metodologia BSC (mapa do negócio, mapa estratégico, mapa de competências, matriz de iniciativas x fatores críticos de sucesso, indicadores, iniciativas e planos de ação), assim como prazos para o lançamento dos resultados.

Unidades Gerenciais

As unidades gerenciais e a subordinação entre elas também são definidas no menu Sistema. Você irá notar que, ao criar uma unidade gerencial, um formulário será aberto onde algumas informações devem ser repetidas e, outras, expandidas. Isto é uma característica do Geplanes e ela aparecerá em diversos momentos nos cadastros. As unidades de negócios podem ou não ter acesso a determinadas áreas ou cadastros. Tipicamente a unidade que estará no topo da hierarquia terá acesso a tudo, enquanto as unidades subordinadas será ou não concedido o acesso de acordo com sua natureza.

Você já deve ter notado também que é possível vincular usuários específicos a cada unidade gerencial. O Geplanes é bastante completo na vinculação de usuários a atividades e na atribuição de permissões a usuários e seus papéis, mas isto veremos mais adiante.

Definição do Negócio

Agora sim, com o ano da gestão definidos e ao menos uma unidade gerencial criada podemos voltar ao menu Planejar e selecionar a Definição do Negócio. Neste cadastro você tem vários itens que a serem preenchidos: Missão, Fornecedores, Insumos, Negócio, Pessoal, Equipamentos, Produtos, Clientes. Claro que, dependendo do seu tipo de negócio, nem todos eles precisarão ser preenchidos.

Em meu artigo Scrum e Planejamento Estratégico, parte 4 apresento algumas dicas para a elaboração de uma missão para a empresa.

Definição de Competências

Ao entrar em Planejar, Definição de Competências, você verá a Missão destacada acima das Atividades e Competências Organizacionais. Pense nas atividades como os temas principais que serão desenvolvidos através do planejamento e quais as competências que viabilizarão o desenvolvimento destes temas. Observe que, neste formulário, as Competências não serão definidas, mas escolhidas. Elas já devem ter sido previamente cadastradas no menu Sistema. Pense nas competências como as forças que a sua empresa tem, de acordo com a análise SWOT (revise o livro Estrategista Virtual).

Cadastrar Perspectivas

Este é um cadastro bastante simples e reflete as perspectivas do BSC, já vistas anteriormente, dentro das quais serão organizados os objetivos estratégicos e os indicadores:

1. desempenho financeiro;2. relacionamento com clientes;3. processos internos e aprendizado da organização;4. aprendizado e crescimento.

Cadastrar Objetivos Estratégicos

Os objetivos estratégicos devem ser poucos, significativos e alinhados com as perspectivas e a missão da instituição. Aqui eles são apenas cadastrados. Seu alinhamento é feito posteriormente.

Elaborar Mapa Estratégico

Aqui aparece a Visão da Unidade Gerencial, que deve ser preenchida logo abaixo da Missão que é exibida nesta tela de cadastro. O mesmo artigo que citei acima também apresenta algumas dicas sobre como escrever uma boa Visão. Neste formulário também serão alinhadas as perspectivas com seus respectivos objetivos estratégicos.

Nota: apesar de não existir uma observação na página, o campo Visão não poderá ter mais do que 500 caracteres.

Matriz de Iniciativas versus Fatores Críticos de Sucesso

Este é o exato momento em que a estratégia encontra a tática. No primeiro artigo da série Scrum e Planejamento Estratégico resumi que em um planejamento estratégico, a "estratégia" é o lugar onde se quer chegar, a "tática" é o caminho a ser seguido e o "operacional" é a busca constante da melhor, mais eficiente forma de se seguir este caminho. Entenda essa matriz como o mapa tático da empresa.Os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) são tipicamente obtidos através da análise de forças e fraquezas da empresa, com o auxílio de uma matriz SWOT. Caso você não tenha a mínima ideia do que é isso, dê uma olhada no livro Estrategista Visual.

O documento produzido pela Cima Global, A Practitioner's Guide to the Balanced Scorecard, fornece exemplos de Fatores Críticos de Sucesso para cada uma das perspectivas de um mapa estratégico.

Nota: O sistema de pontuação para os Fatores Críticos de Sucesso deve ter sido previamente cadastrado no menu Sistema. Consulte o Manual de Utilização do Geplanes.

Painel de Indicadores

Enquanto todos os itens anteriores do menu Planejar serviram para a definição e o entendimento da estratégia e táticas da empresa, agora estabelece-se o comprometimento de todos com os resultados que serão medidos e acompanhados através de indicadores e planos de ação. Nesta tela o Geplanes organiza as perspectivas, seus objetivos estratégicos e permite criar, para cada um deles, Iniciativas, Indicadores e Planos de Ação.

As Iniciativas já cadastradas na matriz do item anterior já aparecerão neste painel, permitindo que você atribua a elas seus planos de ação e indicadores. O contrário não acontece! Isto é porque algumas iniciativas, mesmo que importantes, não constituem um fator crítico para o sucesso da empresa ou instituição. Quando é feito o cadastro das iniciativas sempre é bom perguntar novamente se ela constitui ou não um fator crítico de sucesso e, caso positivo, voltar ao item Matriz de Iniciativas x FCS e cadastrá-la devidamente ali. Na base de dados exemplo, propositalmente, algumas iniciativas estão cadastradas como fatores críticos de sucesso e outras não. Várias iniciativas sequer foram cadastradas para permitir que novos cadastros sejam exemplificados durante a apresentação do sistema.

É a partir deste painel que os indicadores também serão detalhados. As unidades de medidas usadas para avaliar os indicadores já devem ter sido cadastradas através do menu Sistema - Unidades de Medida.

Até aqui cobri basicamente o menu Planejar do Geplanes. Familiarize-se com o sistema e bagunce sem medo a sua base de dados. Você sempre poderá recarregar a base de dados exemplo conforme as instruções dadas no início deste texto ou simplesmente reinstalar a sua imagem de máquina virtual com a base de dados original. Um truque que eu prefiro usar é, no próprio Virtual Box, criar um Snapshot de um momento estável da minha máquina (Máquina - Criar Snapshot) e assim, caso eu faça alguma besteira, sempre posso retornar a um ponto seguro.

No próximo artigo falarei sobre o menu Executar.

Leitura recomendada

Além dos links já indicados no texto, aqui estão mais algumas dicas para complementar a sua leitura.

Não tente iniciar nenhuma apresentação envolvendo o Balanced Scorecard sem ler ao menos o artigo Putting the Balanced Scorecard to Work, dos criadores da metodologia: Robert Kaplan e David Norton.

O relatório técnico Effective Performance Management with the Balanced Scorecard, produzido pela Cima Global, trata da abordagem de modelos de negócios com o BSC de forma prática e com excelentes exemplos.

Publicado originalmente no Dicas-L.

Planejamento Estratégico - Máquina Virtual com o Geplanes

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Literatura recomendada