Planejamento Estratégico com Software Livre - Roteiro

Latinoware 2013
Software Livre e Planejamento Estratégico
Roteiro de apresentação

Apresentação no Prezi: http://goo.gl/Fao83w

1. Introdução do palestrante e sua experiência com software livre, métodos ágeis e planejamento estratégico

Desde o início dos anos 1990 participo de vários trabalhos de planejamento estratégico em empresas privadas, públicas e instituições de ensino. Em um planejamento típico, os principais executivos da empresa ou instituição reúnem-se por alguns dias em um local bacana, fora do ambiente de trabalho, e produzem um documento bacana com visão, missão, princípios e objetivos estratégicos que resulta em vários quadrinhos bonitos colados nas paredes de todos os departamentos da empresa até o ano seguinte, quando tudo é revisado para que os quadrinhos sejam atualizados. Falo isso há muitos anos e sempre percebo a concordância desconfortável das pessoas que estão na plateia.

Organizações modernas, independente de seu tipo e mercado, trabalham em um ambiente que está em constante mudança e todos os empregados e colaboradores destas organizações são seus sensores, olhos, ouvidos e atuadores nas redes sociais reais ou virtuais. Não cabe mais um planejamento estratégico de cima para baixo, deixando o estagiário, que cuida do perfil da empresa no Facebook, alheio às decisões.

Desde meados dos anos 2000 busco trabalhar, de forma crescente, com o planejamento estratégico não como um evento à parte, mas como algo que permeie o dia-a-dia da empresa, com o envolvimento de todos. Muito do que busco adotar neste tipo de planejamento vem de métodos ágeis e convido os interessados a assistirem minha palestra específica sobre o tema. Também escrevi bastante sobre o assunto e vou deixar alguns links nesta apresentação para que vocês não precisem anotar nada. Tudo o que está aqui, inclusive uma transcrição desta apresentação, estará disponível na internet.

Mas antes de falar sobre metodologias e ferramentas, quantos de vocês já participaram de processos de planejamento estratégico?

[Conforme a resposta, decidir o nível de aprofundamento nas próximas transições]

2. Breve introdução ao planejamento estratégico - Alice e o gato

Na história de Lewis Carrol, Alice encontra um gato e pergunta: “Como posso sair daqui?”. O gato responde: “Isso depende muito de para onde você quer ir…”. Alice explica: “Não quero ir para lugar nenhum. Apenas, sair daqui.” O gato retruca: “Se você não vai para lugar nenhum, qualquer direção serve.”

Simplificando, em um planejamento estratégico, a "estratégia" é o lugar onde se quer chegar, a "tática" é o caminho a ser seguido e o "operacional" é a busca constante da melhor, mais eficiente forma de se seguir este caminho.

3. Breve introdução ao planejamento estratégico - Erwin Rommel

O general de campo alemão Erwin Rommel costumava dizer que "a melhor estratégia é um fracasso se não é possível a sua execução tática".

Para podermos definir nossa estratégia e então as táticas para atingi-la, devemos ter consciência do que somos - e o que somos capazes ou não de fazer para atingir nossos objetivos. Suponhamos que Alice saiba para onde ir, imaginemos um diálogo diferente entre ela e o gato:

Alice encontra um gato e pergunta: “Como posso chegar à toca do coelho?”. O gato responde: “Isso depende muito do que você está disposta a fazer para que eu lhe diga como chegar lá”. Alice responde: “O que eu deveria fazer para ter esta resposta?”. O gato retruca: “Você deve matar sete ratos e trazê-los ainda frescos para mim.”

4. Breve introdução ao planejamento estratégico - Princípios

Alice havia jurado para si mesma que nunca mataria nenhum animal. Feriria ela os seus princípios para obter do gato a informação? Ou se manteria fiel a seus princípios e buscaria a informação de alguma outra forma?

Em um Planejamento Estratégico, a definição dos princípios é extremamente importante. Ela estabelece os pilares do "caráter" da empresa. Os princípios jamais serão feridos, independente da razão que possa tentar a empresa a comprometê-los. Tipicamente são definidos por palavras simples mas fortes, carregadas de sentido: Liberdade, Inovação, Cooperação, Democracia. Se necessário, no exercício do planejamento estratégico, estas palavras podem ser definidas e interpretadas, sempre de comum acordo com todos os participantes. Os princípios da empresa devem ser também parte integral dos princípios de cada indivíduo que dela participa.

5. Breve introdução ao planejamento estratégico - Visão

Em seu artigo “Creating a Mission and Vision Statement”, Megan Tough, diretora da Change Leadership Company, define a Visão como a resposta para a pergunta “O que o sucesso será?”, ou “Como será a minha empresa bem sucedida?”. Para trazer inspiração na definição da Visão, Megan diz que devemos imaginar “a empresa de nossos sonhos” e como ela deve ser. As perguntas abaixo nos ajudam nesta reflexão:

Por que comecei este negócio? (Ou por que vim trabalhar nesta empresa?)
Quando eu sair daqui, o que vou deixar como a minha marca?
O que estou, de verdade, fornecendo para os meus clientes além de produtos e serviços?
Se minha empresa pudesse ser tudo o que eu sempre sonhei, como ela seria? O que ela me proporcionaria?

6. Breve introdução ao planejamento estratégico - Missão

A Missão, segundo Megan, descreve o que a sua empresa realmente faz. Ela propõe mais algumas questões que auxiliam na criação da declaração de missão da empresa:

Qual o propósito de sua empresa? (O que ela quer atingir? Por que ela está no mercado?)
O que faz a sua empresa? (Quais os seus produtos e serviços?)
O que é importante para o seu negócio? (Quais são os princípios que regem o seu negócio?)

Sempre é útil, na construção da visão e missão de nossa empresa, conhecer a visão e missão de outras. Alguns exemplos.

7. Visão e missão da Disney
8. Missão da Coca Cola

9. Geplanes

O Geplanes começou como um projeto da empresa mineira Linkcom para Fundação Ezequiel Dias de Belo Horizonte, um órgão do governo estadual que atua na pesquisa em saúde pública.

O Geplanes possui uma série de diferenciais que podem ser usados como "argumentos de venda" do sistema. Como qualquer software livre, todo o seu código e sua base de dados são abertos. Qualquer desenvolvedor (ou empresa prestadora de serviços) com um bom conhecimento da linguagem Java, do servidor de aplicações JBoss e do gerenciador de banco de dados PostgreSQL pode estudar o sistema e contribuir para o seu aprimoramento. Para as empresas que quiserem adotar o Geplanes é bom saber que não será necessário pagar nenhuma licença relativa ao software e seus prerrequisitos, que ele pode ser acessado por quantos colaboradores forem necessários sem qualquer impedimento e que o acesso ao sistema pode ser feito por qualquer tipo de máquina que possua um navegador web.

Claro que, como é o caso de qualquer sistema importante para uma empresa, é possível - e recomendável - a contratação de serviços profissionais para a implantação e manutenção do mesmo, tendo sempre alguém que possa ser contatado em caso de dúvidas, sugestões ou solicitação de novas funcionalidades. A Linkcom , empresa que disponibiliza o Geplanes como software livre, oferece também o suporte comercial ao mesmo.

10. Geplanes no portal do Software Público Brasileiro

Em 2010 o Geplanes foi entregue, pela Linkcom, ao portal do Software Público Brasileiro. Ou seja, qualquer cidadão pode baixar, instalar o Geplanes e, o mais importante, participar de sua comunidade de desenvolvimento, uma das mais ativas do portal, contando com mais de 10.000 membros.

11. Geplanes no Ministério do Planejamento

Foi no Ministério do Planejamento, quando atuei como coordenador geral de inovações tecnológicas que conheci o Geplanes. Eu já conhecia a metodologia usada pelo Geplanes - BSC, ou Balanced Score Card - graças a um trabalho de consultoria para a criação de um escritório de negócios internacionais para a Interact, empresa gaúcha que comercializa um software similar. Não vou falar muito sobre o BSC já que, na prática, o apresentarei de forma resumida ao falar do Geplanes. Em resumo, o BSC leva o planejamento estratégico a todos os colaboradores da empresa, através de um painel de monitoramento de índices que mostram, a todo o momento, o quanto a empresa está alinhada com seu planejamento.

O Geplanes é usado no acompanhamento do planejamento estratégico do ministério do planejamento e de vários outros órgãos de governo. Uma busca no Google, por arquivos PDF em sites gov.br dará acesso a uma série de manuais produzidos por esses órgãos.

[Mostrar isso se o tempo permitir: geplanes filetype:pdf site:.gov.br]

12. Geplanes - tela inicial

Esta é a tela inicial do Geplanes acessado a partir da imagem de máquina virtual que disponibilizei para facilitar a instalação do sistema pelos interessados. Minha ideia é facilitar a instalação do sistema para que os gestores possam, rapidamente, avaliar o sistema antes de sua implantação definitiva. Assim, qualquer pessoa da área de TI de uma empresa, ou qualquer um que já tenha instalado uma imagem de máquina virtual, não terá dificuldade de colocá-la para rodar.

13. Geplanes no portal da BrodTec

Não é minha intenção fazer, aqui, esta instalação. As instruções para isso estão detalhadas no portal da minha empresa, BrodTec, bastando buscar pelo termo Geplanes para mais informações. Além disso, os fóruns no portal do software público brasileiro são bastante úteis no apoio à instalação e lá há um histórico de soluções de problemas que deve ser consultado pelos que desejarem implantar o sistema.

14. Endereço direto para a busca de informações sobre o Geplanes

[Se possível, já mostrar os próximos slides em conjunto com a demonstração do sistema]

15, 16 e 17. O Geplanes após o login - PDCA

Repare que o menu superior do Geplanes está organizado de acordo com o ciclo PDCA, que vem das palavras inglesas Plan, Do, Check, Act ou, em português, Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Esta também é, basicamente, a ordem em que as informações serão colocadas e verificadas no sistema, mas é bom, antes de tudo, verificar o menu Sistema, logo à direita destes outros, pois é nele que são feitos alguns cadastros básicos que depois serão usados no acréscimo das informações. Imagine, por exemplo, que alguns indicadores que você estará controlando têm a ver com a fabricação, embalagem e despacho de litros de refrigerante, sacos de farinha, quilogramas de ferro. Neste caso, as unidades de medida litros, sacos e quilogramas devem estar previamente cadastrados.

18. Menu Sistema

Ano da Gestão
O ano de gestão deve ser cadastrado no menu Sistema, submenu Ano da Gestão. Primeiro cadastra-se o ano de exercício e um "tema" para o mesmo. Gosto de trabalhar, pessoalmente, em um tema para o ano, algo que seja motivador e que já comece a puxar, por aí, a participação de todos os colaboradores da empresa. Uma vez definido e criado o ano da gestão, o menu seguinte apresentará um formulário onde podemos expandir as informações e colocar prazos para a criação dos vários artefatos do planejamento de acordo com a metodologia BSC (mapa do negócio, mapa estratégico, mapa de competências, matriz de iniciativas x fatores críticos de sucesso, indicadores, iniciativas e planos de ação), assim como prazos para o lançamento dos resultados.

Unidades Gerenciais
As unidades gerenciais e a subordinação entre elas também são definidas no menu Sistema. Você irá notar que, ao criar uma unidade gerencial, um formulário será aberto onde algumas informações devem ser repetidas e, outras, expandidas. Isto é uma característica do Geplanes e ela aparecerá em diversos momentos nos cadastros. As unidades de negócios podem ou não ter acesso a determinadas áreas ou cadastros. Tipicamente a unidade que estará no topo da hierarquia terá acesso a tudo, enquanto as unidades subordinadas será ou não concedido o acesso de acordo com sua natureza.

É possível vincular usuários específicos a cada unidade gerencial. O Geplanes é bastante completo na vinculação de usuários a atividades e na atribuição de permissões a usuários e seus papéis, mas isto veremos mais adiante

[Explorar outros itens se o tempo permitir]

19. Menu Planejar

O menu Planejar é o ponto de partida para o planejamento estratégico e é um bom momento para aprofundar o conhecimento da empresa. Quando trabalhamos com uma base de dados vazia vamos notar que algumas informações já deveriam ter sido cadastradas no menu Sistema. Por exemplo, no submenu Definição do Negócio temos que escolher o Ano de Gestão e a Unidade Gerencial. Esta dica vale no preenchimento de várias informações no Geplanes: se faltou algo, verifique se há um cadastro específico no menu Sistema. Sempre que necessário, independente do menu ou submenu com o que estiver trabalhando, voltarei ao menu Sistema para comentar a forma como os cadastros são feitos. Alguns itens, ou por tornarem-se óbvios durante a navegação do sistema, ou por serem muito específicos, não serão cobertos aqui.

Definição do Negócio
Com o ano da gestão definidos e ao menos uma unidade gerencial criada podemos voltar ao menu Planejar e selecionar a Definição do Negócio. Neste cadastro você tem vários itens que devem ser preenchidos: Missão, Fornecedores, Insumos, Negócio, Pessoal, Equipamentos, Produtos, Clientes. Claro que, dependendo do seu tipo de negócio, nem todos eles serão necessários.

Definição de Competências
Ao entrar em Planejar, Definição de Competências, você verá a Missão destacada acima das Atividades e Competências Organizacionais. Pense nas atividades como os temas principais que serão desenvolvidos através do planejamento e quais as competências que viabilizarão o desenvolvimento destes temas. Observe que, neste formulário, as Competências não serão definidas, mas escolhidas. Elas já devem ter sido previamente cadastradas no menu Sistema. Pense nas competências como as forças que a sua empresa tem, de acordo com a análise SWOT (ou FOFA, em português).

Cadastrar Perspectivas
Este é um cadastro bastante simples e reflete as perspectivas do BSC, dentro das quais serão organizados os objetivos estratégicos e os indicadores:

1. desempenho financeiro;
2. relacionamento com clientes;
3. processos internos e aprendizado da organização;
4. aprendizado e crescimento.

Cadastrar Objetivos Estratégicos
Os objetivos estratégicos devem ser poucos, significativos e alinhados com as perspectivas e a missão da instituição. Aqui eles são apenas cadastrados. Seu alinhamento é feito posteriormente.

Elaborar Mapa Estratégico
Aqui aparece a Visão da Unidade Gerencial, que deve ser preenchida logo abaixo da Missão que é exibida nesta tela de cadastro. Neste formulário também serão alinhadas as perspectivas com seus respectivos objetivos estratégicos.

Nota: apesar de não existir uma observação na página, o campo Visão não poderá ter mais do que 500 caracteres.

Matriz de Iniciativas versus Fatores Críticos de Sucesso
Este é o exato momento em que a estratégia encontra a tática. Lembre-se, a "estratégia" é o lugar onde se quer chegar, a "tática" é o caminho a ser seguido e o "operacional" é a busca constante da melhor, mais eficiente forma de se seguir este caminho. Entenda essa matriz como o mapa tático da empresa.Os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) são tipicamente obtidos através da análise de forças e fraquezas da empresa, com o auxílio de uma matriz SWOT.

Nota: O sistema de pontuação para os Fatores Críticos de Sucesso deve ter sido previamente cadastrado no menu Sistema. Consulte o Manual de Utilização do Geplanes.

Painel de Indicadores
Enquanto todos os itens anteriores do menu Planejar serviram para a definição e o entendimento da estratégia e táticas da empresa, agora se estabelece o comprometimento de todos com os resultados que serão medidos e acompanhados através de indicadores e planos de ação. Nesta tela o Geplanes organiza as perspectivas, seus objetivos estratégicos e permite criar, para cada um deles, Iniciativas, Indicadores e Planos de Ação.

As Iniciativas já cadastradas na matriz do item anterior aparecerão neste painel, permitindo que você atribua a elas seus planos de ação e indicadores. O contrário não acontece! Isto é porque algumas iniciativas, mesmo que importantes, não constituem um fator crítico para o sucesso da empresa ou instituição. Quando é feito o cadastro das iniciativas sempre é bom perguntar novamente se ela constitui ou não um fator crítico de sucesso e, caso positivo, voltar ao item Matriz de Iniciativas x FCS e cadastrá-la devidamente ali.

[Na base de dados exemplo, propositalmente, algumas iniciativas estão cadastradas como fatores críticos de sucesso e outras não. Várias iniciativas sequer foram cadastradas para permitir que novos cadastros sejam exemplificados durante a apresentação do sistema.]

É a partir deste painel que os indicadores também serão detalhados. As unidades de medidas usadas para avaliar os indicadores já devem ter sido cadastradas através do menu Sistema - Unidades de Medida.

20. Menu Executar

Através deste menu você pode lançar os dados de seus indicadores e executar seus planos de ação. Aqui um usuário poderá solicitar também o cancelamento ou a repactuação (adiamento) de um indicador. Cancelamentos e repactuação de indicadores são especialmente comuns logo que se começa a implementar a metodologia BSC em uma empresa e isto faz parte do processo de aprendizagem. Na medida em que a empresa amadurece no uso do BSC, cancelamentos e adiamentos passam a ocorrer com menos frequência.

21. Menu Verificar

No menu Verificar, em Relatórios -> Painel de controle / gestão à vista você navega pelas perspectivas e seus indicadores. Note as cores usadas para representar os resultados favoráveis (verde), dentro da faixa de tolerância (amarelo) e desfavoráveis (verde). Clicando em um determinado indicador você terá o detalhamento do mesmo na mesma tela, abaixo.

Você facilmente percebe que este painel de controle é a principal ferramenta que o gestor utilizará em seu acompanhamento estratégico da empresa. Voltando ao menu Executar -> Lançamento de resultados você pode, agora, criar planos de ação preventiva ou corretiva para aqueles indicadores que não estão a contento ou mesmo solicitar a sua repactuação (negociar um novo valor para o indicador) ou o seu cancelamento (no caso do indicador ser revelado como ineficaz ou desimportante para a estratégia da empresa).

Navegue por cada um dos relatórios do menu Verificar e você começará a perceber, cada vez mais, o poder do Geplanes como ferramenta importante no acompanhamento do planejamento estratégico de sua empresa.

22. Menu Agir

No menu Agir você tem um registro de suas atividades no Diário de Bordo (um diário mesmo, a ser escrito em forma textual), as ações preventivas a serem tomadas e anomalias (resultados inesperados) a serem tratados.

[Se não for possível fazer a demonstração ao vivo do sistema, concluir com o vídeo em http://youtu.be/PEd2VcBoR2E ]

Para saber mais sobre o assunto, procure por Geplanes ou "Planejamento Estratégico" na caixa de busca deste portal.